Oggi parliamo della posta elettronica, strumento che ormai abbiamo tutti a disposizione, anche i bambini a scuola. E strumento che, come tanti altri, si trascina dietro una serie di elementi di rischio notevoli.
Ma partiamo dal principio e cerchiamo di capire meglio il contesto in cui ci muoviamo.
Come primo elemento direi che quando si parla di posta elettronica non ci si riferisce ad un solo indirizzo e-mail: spessissimo, soprattutto nell’ambiente lavorativo, sono attivi molti account di posta elettronica. In tutti i casi gli account hanno un limite: non consentono l’archiviazione di posta all’infinito. Prima o poi si dovrà cancellare posta elettronica vecchia se si vuole evitare il rischio di finire “over quota”.
Cancellare, però, non è una soluzione: l’archivio storico della posta è fondamentale, soprattutto nel mondo del lavoro, per risolvere contenziosi, ricostruire eventi, recuperare dati del passato. Nella posta elettronica transitano tutte le relazioni con clienti e fornitori: mantenere l’archivio storico e renderlo consultabile è un elemento imprescindibile.
Il primo problema da affrontare sarà quindi l’organizzazione degli account di posta. Identificare, nei casi più piccoli (privati, liberi professionisti) un unico sistema per la gestione della posta elettronica, un unico client di posta nel quale far confluire tutti gli account e nel quale archiviare tutta la posta in arrivo e inviata più vecchia, liberando spazio dall’archivio online.
Fatto ciò passiamo al problema del backup, distinguendo tra archivio online e archivio storico salvato nel pc. E’ pur vero che, nel caso di caselle IMAP/Exchange, il fornitore del servizio di posta conserva per noi tutti i messaggi ricevuti ed inviati: ma è altrettanto vero che, soprattutto nei casi di caselle di posta elettronica gratuite, non vi è alcuna garanzia. Inoltre, per quanto riguarda l’archivio storico, tutto quello che avete scaricato nel pc locale togliendolo dall’archivio online è memorizzato unicamente nel pc, con il rischio di perdere tutto in caso di problemi (virus, rottura di hard disk, cancellazione per errore).
Ecco perché è importante, quando si disegna un sistema di backup, prendere in considerazione gli archivi di posta elettronica: sia per proteggere la posta elettronica più recente che, soprattutto, per evitare il rischio di perdere l’archivio storico.
Come si fa a salvare l’archivio di posta elettronica?
Dipende dal client di posta che si utilizza. Ciò che conta è sapere che ogni client di posta (Outlook, Thunderbird etc) memorizza gli archivi all’interno di alcune cartelle e files nel vostro pc. Una volta che siete riusciti ad individuare la cartella che contiene i dati, potete sottoporla a backup utilizzando uno dei tanti software (anche gratuiti) scaricabili da internet.
A prescindere dal software che utilizzerete, ricordatevi sempre di:
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Creare dei processi di copia automatici. Fate in modo che il software di backup esegua le copie in automatico, senza che dobbiate ricordarvi di farlo partire. E chiaramente, ricordatevi di lasciare il pc acceso durante il backup! Il mio consiglio è di far girare le copie di backup durante la pausa pranzo.
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Copiate i dati in un dispositivo esterno al proprio pc. L’uso di un hard disk esterno, anche in questi casi, è rischioso poiché potreste dimenticarvi di collegarlo al pc (pensate ai notebook, se non collegate l’hard disk il processo di backup non riesce a trovare la destinazione delle copie). Ecco perché si tende ad installare, sia a casa che nei piccoli uffici, un NAS (anche piccolo), cioè un dispositivo collegato in rete (di solito si installa accanto al router di internet), sempre acceso e con al suo interno un hard disk: è come avere un hard disk esterno ma senza il bisogno di ricordarsi di collegarlo.
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Controllate l’esito dei backup. E’ fondamentale controllare, di tanto in tanto, lo storico del software di backup: potreste scoprire che lo spazio nel NAS è finito, oppure che il software non riesce a fare la copia per qualche motivo.
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Tenete il software di posta elettronica chiuso. Quando tenete aperto Outlook o Thunderbird, alcuni files di archivio vengono bloccati ed il software di backup potrebbe non essere in grado di copiarli correttamente. Per questo è importante ricordarsi di chiudere sempre il client di posta quando si lascia la postazione di lavoro.