Il problema dell’organizzazione dei dati è il primo scoglio da superare quando si disegna un sistema di backup.
Difatti, è impossibile creare un sistema efficace di copie se non è chiaro cosa dobbiamo copiare.
Magari per la fretta di fare le cose si tende ad utilizzare in maniera impropria il Desktop o la cartella Download. Una volta mi è capitato di andare da un cliente che diceva di non riuscire più a salvare i dati nel desktop. Vado da lui e vedo che il desktop è pieno di files e cartelle, senza più spazio libero: in realtà i nuovi files venivano correttamente memorizzati nel desktop, è solo che non c’era più spazio per vederli!
Non è mai facile impostare un sistema organizzato di files e cartelle: ogni utente ha le proprie abitudini e concepisce l’ordine in un modo diverso rispetto a un altro.
Ciò che conta è seguire alcune regole di base comuni a tutti:
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Identificare una cartella “radice”. Se si memorizzano cartelle e files all’interno di una cartella principale sarà più facile configurare il software di backup: basterà indicare quella come cartella di origine e veder copiato automaticamente tutto il suo contenuto.
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Non considerare il cestino come cartella di archiviazione. Non di rado mi è capitato di imbattermi in utenti che cancellano i files, pensando che tanto c’è il cestino per recuperarli. Non funziona così: il cestino anzitutto non permette la consultazione se prima non si ripristina il file desiderato. In più, la logica di esistenza del cestino è, appunto, per quei files e cartelle che devono essere cancellati: l’esigenza di recuperare un file dal cestino dovrà essere quindi un’emergenza, non un’abitudine.
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Spostare i files importanti dalla cartella Download. I files scaricati da internet, di default, vengono salvati nella cartella Download. In questa cartella confluiscono quindi sia documenti importanti (meritevoli quindi di essere inseriti nel circuito delle copie di backup) che files di scarsa importanza (che non serve copiare). Il problema è che la cartella Download, con il tempo, si riempie di files, crescendo di dimensioni senza che l’utente si ponga il problema di cancellarne il contenuto. Mettere la cartella Download tra quelle da copiare può diventare un problema, poiché la sua dimensione ed il suo contenuto (spesso documenti inutili) potrebbero rendere lento il processo di copia o, peggio, far esaurire lo spazio del contenitore delle copie (NAS, hard disk esterno etc). Di conseguenza è importante memorizzare in cartelle organizzate ciò che si scarica da internet, ricordandosi poi di cancellare periodicamente il contenuto della cartella Download di tutti i files più vecchi ed inutili.
Ormai da molti anni si è diffusa sempre più l’esigenza di poter accedere a cartelle e documenti da qualsiasi dispositivo (sia da pc che da smartphone ad esempio). Questo fenomeno, unito alla necessità di organizzare al meglio il lavoro di gruppi di utenti (ad esempio negli studi professionali o nelle piccole aziende) ha portato all’evoluzione di strumenti di gestione dei files in cloud (ad esempio Google Drive, Microsoft OneDrive o Nextcloud).
In questo rinnovato scenario è ancora più importante l’organizzazione dei dati elettronici per vari motivi:
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Molti utenti devono poter accedere agli stessi files. Viene da sé che una struttura ordinata riduce il rischio di duplicazione di files (con conseguente inutile aumento dello spazio occupato su disco) nonché permette all’azienda di operare con maggior rapidità (i files ordinati si trovano prima), flessibilità (se manca un operatore ci può essere un altro che lo sostituisce), riducendo infine i costi di gestione e migliorando le performance generali.
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E’ possibile gestire con attenzione i permessi di accesso. Una struttura di cartelle ben organizzata, magari disegnata in base alle funzioni aziendali, permette di gestire permessi differenziati di accesso, aumentando la sicurezza (solo gli utenti autorizzati possono vedere contenuti più sensibili), riducendo i rischi e rispondendo con maggior attenzione al principio di responsabilizzazione (accountability) imposto dalla normativa privacy ai titolari del trattamento.
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E’ più facile eseguire e tenere sotto controllo il sistema di backup. Se tutti i dati confluiscono in un unico archivio centralizzato, ad esempio in una installazione di Nextcloud, sarà così sufficiente sottoporre a backup il solo archivio dati principale.
Conclusione
Come per molti altri aspetti della vita, sia privata che aziendale, l’ordine e la pulizia sono importanti: questo paradigma si applica perfettamente ai dati elettronici. Ordine, organizzazione e pulizia per ridurre al minimo il rischio di perdita delle informazioni!